Madrid, 4 de agosto del 2014.- España es líder europeo en la implantación de soluciones y servicios de Gestión Documental. Precisamente, María del Valle, Miembro del Subcomité Gestión de Documentos y Aplicaciones en AENOR, ha destacado el siguiente análisis en la reciente automatización del gobierno de la información en las empresas: “La mayoría de las organizaciones han llegado a la conclusión en los últimos años que sin políticas y mecanismos para la eliminación defendible de contenido, gastarán crecientes cantidades de dinero en el almacenamiento de información y también del riesgo aferrándose a que sería más seguro que eliminar contenido. Los eventos de los últimos doce meses han añadido un nuevo nivel de riesgo debido a los requisitos legales para mantener la custodia de los datos sensibles y la necesidad de mantener la confianza de clientes ha llevado la gran conclusión de que necesitan gobernarse muchos más tipos de contenidos en todas las etapas del ciclo de vida desde su creación a eliminación. Sin embargo, hemos visto a pesar de la buena intención inicial en la creación de políticas de control, que muchas están algo limitadas en alcance, y generalmente son pobres en formación, auditoría y cumplimiento. Esto deja a muchas organizaciones en riesgo. Los gestores de datos admiten que se mantiene demasiado contenido que tiene poco valor para el negocio y todavía luchan por clasificar lo que puede ser eliminado. La mayoría reconoce que es mucho esperar que los usuarios sean diligentes en el seguimiento de las políticas, especialmente teniendo en cuenta el rápido crecimiento de volúmenes de contenido. Por lo tanto, hay un interés muy fuerte en la clasificación automatizada de etiquetado, la correccción de los metadatos y en la clasificación de los records. Los primeros adoptadores parecen tener éxito con la tecnología, y hay una visión general que se trata de la única manera de demostrar el cumplimiento, reducir el riesgo en los litigios y mantener control sobre los crecientes volúmenes de contenido almacenado. Una estrategia de aplicación de metadatos basada en normas y en la corrección en el back-office proporciona un vehículo para la validación de seguridad, conformidad en la auditoría, la gestión de la retención y por supuesto, la mejora de la búsqueda – y todo ello puede hacerse a escala”.
Metrotech, la solución para los equipos de gestión documental
Javier Taboada, Director General de Metrotech (Grupo Maitsa), ha explicado los pasos a seguir para un correcto servicio logístico aplicado al sector ofimático: “La logística de un equipo de gestión documental, mas conocido como “copiadora”, es muy especial en cuanto a la fragilidad del equipo y el lugar de trabajo de este tipo de dispositivos. Si damos un vistazo al equipo de nuestra oficina, podemos advertir lo que le puede pasar si la mueve alguien sin experiencia. Lo mejor que nos puede pasar si confiamos el equipo a manos inexpertas es que haya que aspirar el tóner siguiendo el reguero que dejó en su recorrido, pero con mucha probabilidad el equipo no vuelva a ser el que era antes del transporte sin que antes tenga que pasar un técnico a intentar “resucitarlo”. Esto cuando hablamos de un equipo ya instalado, es decir, servicio post-venta, pero la logística de un equipo cuando es nuevo no deja de ser delicada por mucho empeño que desde la fábrica se haya puesto en su protección y embalaje. Los fabricantes requieren un servicio fiable que asegure que los productos llegarán a destino en plenas condiciones, al menor coste posible y con la mayor eficiencia, de tal modo que el cliente reciba lo que compró tal como se lo mostró el ejecutivo comercial. Para ello se requiere un servicio de logística global, combinando distintas modalidades de transporte, marítimo /aéreo y terrestre, así como almacenaje. Por el tipo de producto y su ciclo de vida, una logística inversa se antoja igualmente imprescindible para cerrar el flujo logístico. Si bien en las primeras fases del proceso logístico no se requiere una especialización por parte de los operadores, esta si se convierte en necesaria a medida que nos aproximamos al final de la cadena (Última milla). El operador que se ubique en la última milla en este tipo de producto, debe de ser experto en el manejo de tecnología. Aquí no vale hablar de un servicio, puerta a puerta, porque para nada nos sirve una dispositivo entregado en el hall del edificio. Lo necesitamos en la sala de reprografía, desembalado y en la ubicación adecuada. Se debe tener en consideración la atomización del sector ofimático y las diferencias existentes entre fabricantes en cuanto a preparación de los equipos, embalajes, etc. Un operador de última milla no solo manipulará equipos de su cliente sino que requerirá manipular igualmente dispositivos de otras marcas (servicio de sustitución o Swap de Metrotech). En Metrotech nuestro servicio no termina con la entrega del producto sino que realizamos actividades de valor añadido, lo que redunda en una inmejorable imagen de servicio post-venta de cara al cliente final así como una reducción de costes. En Metrotech comercializamos servicios globales, desde la factoría al cliente final. Nuestra misión es desarrollar servicios de logística y sistemas de distribución “multivendor” para los clientes que utilizan nuestra tecnología avanzada. Nuestro principal objetivo se basa en desarrollar actividades específicas de negocio de la distribución física, expedición y almacenamiento. En respuesta al dinámico mercado y las necesidades de nuestros clientes, ofrecemos una amplia gama de servicios de valor añadido y servicios logísticos completamente integrados. Seguimos invirtiendo en la tecnología más avanzada, garantizando un servicio superior con nuestra fiabilidad tradicional, estabilidad y alto nivel de servicio. Con una plantilla fuertemente especializada, tenemos los recursos y la flexibilidad necesaria para satisfacer las necesidades”.
Estrategia Cloud Mundial
Las soluciones y servicios de gestión documental consolidan su tendencia hacia la “nube” (Internet). Fujitsu es el último ejemplo. Tras el lanzamiento de su estrategia Fujitsu Cloud Initiative, ha decidido invertir durante este año y hasta el 2016, alrededor de los 2.000 millones de dólares en su estrategia Cloud. El objetivo que persigue es impulsar el crecimiento de las TIC para la innovación empresarial y social, así como ampliar las capacidades globales de entrega a sus clientes. A su vez, la multinacional nipona espera lograr unas ventas de 3.500 millones de dólares y construir una de las más importantes estrategias en la nube, gracias a sus servicios IaaS, PaaS, SaaS y Cloud Integration, que fortalecerán sus capacidades globales, y aportarán a sus clientes la más completa oferta TIC. Según una investigación realizada por los analistas Frost & Sullivan, se espera que el mercado mundial de la computación en la nube llegue en los Estados Unidos a alrededor de los 86.000 millones de dólares. Ya el año pasado alcanzó la cifra de 36.000 millones de dólares y se está expandiendo con una tasa de crecimiento anual del 33,4%. Mientras los servicios PaaS continúan creciendo y los SaaS son los servicios más populares en la nube, se espera que el IaaS consiga también crecimientos del 40% anual hasta el 2016. Fujitsu apoya a sus clientes en cualquiera que sea su camino al Cloud, ampliando su portfolio cloud, y haciéndolo fácil de adoptar, tanto en entornos tradicionales no cloud como en entornos híbridos. La multinacional nipona continúa trabajando para ofrecer servicios y soluciones tecnológicas innovadoras y sólidas. Por ello, está armonizando su cartera para poder ofrecer propuestas globales y así desplegar con éxito su estrategia en todo el mundo. Prueba de ello, son sus Offering Centers localizados en diferentes regiones como son el de movilidad de Finlandia, IaaS Trusted Public S5 en Japón, BaaS en Reino Unido y IaaS Private Hosted en Australia.